A közelmúltban publikált, 1021 amerikai, angol, francia és német kis-és középvállalkozás dokumentumkezelési szokásait és azok jövőbeni változásait felmérő Xerox kutatásból kiderül, hogy a megkérdezett cégek több mint 80 százaléka elbúcsúzna a papírhasználattól főként a számlázás, a pénzügyi jelentések készítése, jogi formanyomtatványok és humánerő nyilvántartások menedzselése terén. A válaszadók többsége (61 százalék) szerint az adminisztráció csökkenésével nőhetne a hatékonyságuk és javulna a vállalkozások eredményessége

A megkérdezettek közel fele (46 százalék) úgy ítélte meg, hogy a papírigényes folyamatok rettentő időpazarló tevékenységek. A német vállalkozásoknál dolgozók (51 százalék) töltik el ezekkel a legtöbb időt. Őket követik az amerikaiak (50 százalék), az angolok (43 százalék) és a franciák (37 százalék). Ugyanakkor a cégek nincsenek tisztában azzal, hogyan is digitalizálhatnák az adminisztrációjukat. Csupán ötből egynél ismerik a szóba jöhető megoldásokat. A többség inkább külső szakértő segítségét kéri a papírmentes rendszer kiépítéséhez. Mindemellett a kutatásból kiderül, hogy a vállalkozások számára az a legfontosabb, hogy a digitalizációval a hatékonyságuk növekedjen, és a költségeik csökkenjenek.

A jelen állás szerint a megkérdezett cégek 28 százalékánál zajlik előrehaladott tervezés a papíralapú folyamatok digitális átállítására vonatkozóan. A franciák járnak legelöl. Ott már a válaszadó vállalkozások 33 százalékánál konkretizálódik lassan a váltás menete. Az amerikaiak eléggé el vannak maradva. A tengerentúlon még csak most kezdtek hozzá a digitalizációs tervek előkészítéséhez. Az összes, 1021 megkérdezett vállalat 12 százaléka pedig arról számolt be, hogy csupán 1-3 éven belül látnak neki a digitális dokumentumkezelés megvalósításához.

A Xerox kutatása szerint a megkérdezett kis-és középvállalkozások körében egyre népszerűbbek a menedzselt nyomtatási szolgáltatások (MPS). A válaszadók 42 százalékának már van ilyen szolgáltatásra vonatkozó szerződése, míg 40 százaléknak szándékában áll MPS együttműködést kötni egy éven belül. Az elégedettségi faktor szintén magas. A felmérésbe bevont, MPS-t használó cégek 66 százaléka úgy nyilatkozott, hogy havonta több mint ezer dollárt költ nyomtatással összefüggő feladatokra, és ez a kiadás szignifikáns tételt jelent a költségvetésében. Viszont megerősítették, hogy az MPS révén sikerült a költségeiket, illetve a papírfelhasználásukat csökkenteni, valamint követhetővé váltak számukra a nyomtatási kiadások.

Szintén nagy reményekkel várják a kis-és középvállalkozások a mobilizációt. A megkérdezett cégek 23 százaléka gondolja úgy, hogy 2017 végére a mobil eszközök már teljes integrálódnak a vállalati munkafolyamatokba. Jelentősen bővülhet jövőre a mobil nyomtatást használók köre is. Jelenleg a megkérdezett vállalkozások 66 százalékánál már alkalmazásban van ez a szolgáltatás, Jövőre további 27 százalék tervezi a mobil nyomtatás beiktatását annak érdekében, hogy növekedjen a mobillá váló dolgozók produktivitása, illetve javuljon és gyorsabbá váljon az ügyfelek kiszolgálása.

A biztonság kérdése is a jövő év egyik prioritása lesz a kis-és középvállalkozásoknál – áll a Xerox felmérésben. A bizalmas vállalati adatok védelme kiemelkedően fontossá válik. Ennek megfelelően a megkérdezett cégek 56 százaléka a vállalati nyomtatókra, és a multifunkciós berendezésekre is kiterjeszti az adatvédelmi stratégiáját.

A kis-és középvállalati szektor az USA-ban, illetve Nyugat-Európában 40 milliárd dollár értékben vásárol dokumentumkezelő irodai berendezéseket, és nyomtatási szolgáltatásokat. Ennek megfelelően a Xerox is számos megoldással áll a rendelkezésükre, hogy automatizálja a folyamataikat, javítsa a mobilizációval összefüggő hatékonyságukat és csökkentse az MPS szolgáltatásán keresztül a nyomtatási kiadásaikat. Többek között a Xerox ConnectKey® technológia képes automatizálni a manuális, papírigényes folyamatokat, és egyszerűbbé teszi az irodán kívüli munkavégzést is. Mindemellett a Xerox a Cisco-val és a McAfee-val kötött partnerségének köszönhetően a nyomtató berendezések védelmének biztosításában is segít a vállalkozásoknak.