Nem csodaszer, vagy az egyetlen, minden problémára megoldást nyújtó módszer, de a Lean Six Sigma program olyan strukturális átalakításokat képes megvalósítani, amelyek révén radikálisan növelhető a vállalati hatékonyság. A Xerox Magyarországnál 2004 óta alkalmazzák ezt a programot, és az utóbbi időben már KKV partnereiknél is sikereket értek el a módszerrel.
Elhúzódó válság köszöntött a Xeroxra az ezredfordulón. Halmozódtak a veszteségei, drasztikus leépítésekkel kellett szembenéznie, és nem látszottak a kilábalás lehetőségei. Ekkor fedezte fel a vállalat a Lean Six Sigma üzleti menedzsment stratégiában rejlő lehetőségeket. 2004-ben a Xerox Magyarországnál is beindultak az első sigmás projektek (XLSS), amelyek egytől egyig azt a célt szolgálták, hogy növekedjen az ügyfélelégedettség, és ezzel párhuzamosan a cég versenyképessége, továbbá egyszerűsödjenek a belső folyamatok. A programot nem korlátozták egyetlen terület fellendítésére, hanem a gyártás mellett az értékesítésre, a marketingre, az adminisztrációra, a pénzügyre, a szervizre és a szolgáltatásokra is kiterjesztették. Magyarországon óriási lendületet vett a program, a fekete öves vezetők iránymutatása alapján jelenleg nyolc minősített zöld öves szakember gondozza a vállalaton belüli XLSS projekteket, amelyekhez az ötleteket a Xeroxnál dolgozó vezetők adják. Ők definiálják minden év elején, hogy a hozzájuk tartozó területeken mely dolgok okoznak állandó fejfájást.
Az elmúlt időszakban a Xerox már kapuin kívül is alkalmazni kezdte az XLSS-t. Az AC/FC (At The Customer/For The Customer, a vevőnél/a vevőért), illetve az AP/FP (At The Partner/For The Partner, a partnernél/a partnerért) projektekkel a cég saját partnereinek nyújt tanácsadást például nyomtatási folyamataik racionalizálásában, a gépparkok gazdaságos üzemeltetésében, vagy éppen a kihelyezett szolgáltatások javításában.
A Xerox segítségségével sikerült az egyik kiemelt, 18 éve a piacon lévő márkakereskedő, a Wallitrade Copy Kft. prosperitását is helyreállítani. Az értékesítés hullámzó volta, az alacsony hatásfokú megkeresések, és emiatt nem az elvárt ütemben növekvő bevételek sürgős beavatkozást igényeltek. A Xerox csapata egy feketeöves vezetővel az élen felmérte a vállalat belső folyamatait, és feltárta a dolgozók előtt, mely folyamatok lassítják az értékesítési folyamatokat. A hiányosságok egyrészt az adminisztratív, másrészt az eladási oldalon igényeltek komoly beavatkozást.
A megoldás a feladatok újraelosztása és az adminisztrációs folyamatok újratervezése körül rajzolódott ki. A felmérést gyorsan követték a változtatások. Megtörtént az ajánlattételi- és a szerződéskötési template-ek véglegesítése, egységesebbé vált a belső egyeztetések menetrendje, szintjei, és a riportolás is egyszerűbb, követhetőbb formát öltött. Ezzel párhuzamosan értékesítési és vevőszolgálati oldalról is lendületbe hozták a szervezetet. Telemarketinges kolléga felvételével dedikált szakember foglalkozik a „hideg hívások” (első megkeresések) lebonyolításával, valamint a feladatok ésszerűbb elosztásával levették az értékesítők válláról azokat a terheket, amelyek szorosan addig sem tartoztak hozzájuk. Ezek mellett az új ismeretek, technológiák átadása, alkalmazása is szorosan beépült a napi munkába, és ezzel a hatékony feladat menedzselésbe. A szűkített feladatkör és a külön személy által végzett telesales tevékenység következtében az alapfeladatukra koncentrálhattak a kereskedők, így mintegy 30-40%-kal növekedett a személyes látogatások száma. Átláthatóbb, prosperálóbb üzletmenet alakult ki az XLSS révén, és így a cég a gazdasági válság ellenére és az erős verseny helyzet dacára növelni tudta a hatékonyságát, üzleti eredményeit. Számokkal: a kedvezőtlen gazdasági környezetben az új berendezések értékesítési volumene 2009-ről 2010-re nagyságrendileg harmadával növekedett.
A Wallitrade Copy Kft. kereskedelmi vezetője, Jávor Kálmán, az átalakítás után azt a tapasztalatot szűrte le, hogy a cég újradefiniálásához egyértelműen szükségük volt a Xerox által hozott tudományos megközelítésre, az XLSS-re. Bár addig is tisztábban voltak azzal, hogy javítani kellene a munkamódszereiken, de hiányzott az a strukturált metódus, amely alapján meghozhatták volna a kritikus döntéseket. A projektben ehhez kaptak segítséget, így fel tudták vázolni a maguk számára a megfelelő irányvonalat és a követendő üzletmenetet.
A hat szigma módszer (Six Sigma)
Információelméletre és statisztikai szemléletre alapozó üzleti menedzsment stratégia, amely öt lépésre (meghatározás, mérés, elemzés, fejlesztés és ellenőrzés) tagolja a vállalati folyamatok fejlesztésére szolgáló eljárásokat.
Alkalmazása: a tapasztalt, főleg műszaki, pénzügyi szakemberek rendszeresen ellenőrzik a vállalati folyamatokat, és „edzőként” továbbképzik a különböző vállalati területeken a hat szigmás feladatokra kijelölt vezetőket. A megszerzett tudás jelölésére a
dzsúdóból átvett fokozatokat használják, ezért vannak zöld öves, fekete öves és mester kategóriás tanácsadók, vezetők.
A hat szigma módszert nemcsak a gyártóiparban, hanem a szolgáltatásban és tranzakciós szektorokban is használják.
A Six Sigmához képest, amely a folyamatok minőségének javítását, a Lean a folyamatokban felmerülő veszteségek csökkentését célozza. A két módszertan kombinációja lehetővé teszi, hogy minél rövidebb idő alatt, minél kevesebb erőforrás felhasználással, ugyanakkor a legkevesebb hibával végezze a vállalat a munkáját. A Lean alapja a TPS (Toyota Producting System – Toyota Termelési Rendszer), míg a Six Sigmát a Motorola fejlesztette ki.
###
A Xerox vállalatról
A Xerox Corporation 22 milliárd dollár értékű üzletifolyamat-szolgáltató és dokumentumkezelő nemzetközi vállalat. Széles technológiai, szolgáltatási kínálata révén a társaság alapvető háttérműveleti támogatást biztosít ügyfelei számára, hogy azok a hasznot hozó üzleti folyamataikra fókuszálhassanak. A norwalki központú Xerox élenjáró dokumentumtechnológiát, -szolgáltatásokat, -szoftvereket és eredeti Xerox kellékanyagokat biztosít a vizuális kommunikáció és az irodai nyomtatás területén egyaránt a legkülönbözőbb méretű vállalatok számára. A társaság által 2010 februárjában felvásárolt ACS Xerox alvállalaton keresztül a Xerox átfogó üzletifolyamat- és információtechnológiai szolgáltatásokat is kínál, beleértve a kereskedelmi, illetve kormányzati szervezeteknek nyújtott adat- és ügyfélkapcsolat-kezelési, valamint pénzügyi szolgáltatásokat, továbbá a munkavállalók számára nyújtott juttatások kezelését. A Xerox 130.000 alkalmazottja több mint 160 országban szolgálja ki a legmagasabb szinten az ügyfeleket. Ha további információkra kíváncsi, látogasson el a http://www.xerox.com, http://news.xerox.com vagy http://www.acs-inc.com címekre! Befektetéssel kapcsolatos információkért látogasson el a http://www.xerox.com/investor címre!
Médiakapcsolatok:
Langó Károly, Café PR, telefon: 1-880 3084, e-mail: lango.karoly@cafepr.hu Rakonczai Kamilla, Xerox Magyarország Kft., telefon: 1-436-8983, e-mail: kamilla.rakonczai@xerox.com
Megjegyzés: Kommentárokat, szakmai értékeléseket valamint az eseményeinkkel kapcsolatos írásokat megtalálja a http://twitter.com/xeroxcorp, http://twitter.com/xeroxoffice, http://twitter.com/xeroxproduction, http://twitter.com/servicesatxerox, http://twitter.com/xeroxevents, http://www.xerox.com/blogs vagy a http://www.xerox.com/podcasts oldalakon.
A „Xerox®” és a „XEROX and Design®” nevek a Xerox Corporation védjegyei az Amerikai Egyesült Államokban és/vagy más országokban.
A Xerox termékek és szolgáltatások árainak, funkcióinak, műszaki adatainak, szolgáltatásainak, külső megjelenésének és elérhetőségének változtatási jogát előzetes értesítés nélkül is fenntartjuk.