Az IDC legújabb, Xerox által támogatott vállalati nyomtatási költségekről szóló tanulmánya szerint, a valódi nyomtatási költségek nagyságrendekkel nagyobb terhet rónak a vállalatokra, mint azt az IT-vezetők gondolnák. A tanulmány szerint, a vállalatok teljes bevételük 1-3%-át felemésztő nyomtatási költségek mintegy 20-30%-kal csökkenthetőek, ha folyamataikba bevonnak egy külső nyomtatási szolgáltatót.
Az IDC 2011-es tanulmánya szerint, a vállalatok átlagosan bevételük mintegy 4%-át fordítják IT-célokra. Ennek a jelentős mennyiségű költésnek viszont csak 22%-át tudják innovációra illetve új kezdeményezésekre fordítani, a fennmaradó közel 80%-ot a meglévő IT rendszerek üzemeltetése, támogatása illetve a kisebb léptékű fejlesztések emésztik fel. Mivel a teljes IT-költés tortájából meglehetősen nagy szeletet – akár 15%-ot – jelentenek a dokumentumok létrehozásával, előállításával és disztribúciójával kapcsolatos költések, a nyomtatás kordában tartása kiemelt fontosságú kell, hogy legyen minden felelős IT-vezető számára.
A nyomtatási költségek jelentősebb részét az IT-vezetők számára is csak kevéssé szem előtt lévő rejtett költségek teszik ki. A látható költségek – hardver eszközök, karbantartás, kellékanyagok és papír – mellett olyan nagyságrendekkel jelentősebb költségek is felmerülnek, mint a támogatással, IT-helpdeskkel vagy az adminisztrációval és a beszerzéssel kapcsolatos költségek, a környezeti terhelésből eredő díjak (energiafogyasztás és hulladékkezelés), a lefoglalt irodaterület ára illetve az, hogy a munkatársaknak mennyi időt kell szánniuk a dokumentumkezeléssel kapcsolatos feladatokra.
A tanulmány megerősíti, hogy szervezetek számára a bevételük mintegy 4%-át kitevő átlagos IT-költségvetés csökkentésének legegyszerűbb módja a nyomtatás rejtett költségeinek visszaszorítása lehet. Bár sok vállalatnál történnek intézkedések a költségek csökkentésére, ezek középpontjában leggyakrabban a látható anyagköltségek állnak, amelyek csak töredékét jelentik az összes kapcsolódó kiadásnak. A kutatások azt mutatják, hogy a szervezeteknek kevesebb, mint fele követi csak rendszeresen nyomon a papírra történő nyomtatás anyagi vonzatát. Ráadásul az informatikai tájékoztatáshoz és támogatáshoz kapcsolódó nyomtatási költségeket kevesebb, mint harmaduk ellenőrzi, és a legtöbben nem használnak webes és hálózati eszközöket a nyomtató berendezések vezérlésére.
A tanulmányból kiderül, hogy egy külső nyomtatási szolgáltató (MPS) bevonásával a valódi nyomtatási költségek akár 30%-kal is visszaszoríthatóak. Az MPS által végzett
költségcsökkentés a következőképpen jelennek meg a dokumentumkezelési folyamatban:
- Nyomtatók és kellékanyagok (költségcsökkentés: 25-60%/20%)
- Éves szinten a kellékanyagok 56%-ot tesznek ki a nyomtatóküzemeltetési költségeiből.
- Szervezetek tipikusan 40-75%-al konszolidálják nyomtató flottáikat
- A nyomtatási volumen 10-15%-kal csökken
- Help-desk támogatás (költségcsökkentés: 7-14%)
- A szervezetek kevesebb mint harmada ismeri a help-desk költségeket
- A hívások 35% a nyomtatással függ össze
- Energiafogyasztás (költségcsökkentés: 30%)
- Eszközkonszolidáció + az új berendezések kevesebbet fogyasztanak
- Adminisztráció és beszerzés
- Egységes kellékanyag és eszköz beszerzési szabályok hiánya
- Heterogén nyomtató park és beszállítói kör kezelése
- Dokumentumkezelési hatékonyság
- Költségtudatosság növelése
- Ösztönzés az elektronikus dokumentumkezelés irányába.
A szervezetek számára az MPS bevonása ugyanakkor nemcsak a dokumentumkezeléssel járó költségek letörésében segít: a kevesebb help-desk hívásnak, a workflow folyamatok fejlesztésének és az eszközkihasználásnak köszönhetően növeli a hatékonyságot, a dokumentum disztribúció és előállítás nyomon követésén, valamint a könnyebben auditálható információkezelésen keresztül emeli az átláthatóságot, valamint nagyobb szervezeti rugalmasságot biztosít.
Az MPS piacon globális szinten vezető, és közel 50%-os részesedéssel rendelkező Xerox szolgáltatásaival egyedülálló a piacon: költségcsökkentésre és hatékonyságnövelésre irányuló szolgáltatásai bármely vállalat számára elérhetőek, függetlenül azok méretétől, földrajzi elhelyezkedésétől, illetve attól, hogy jelenleg milyen dokumentumkezelési szolgáltatóval állnak kapcsolatban.